Etätyön johtaminen uutta ja kohta normaalia

Johtamista tarvitaan nyt enemmän kuin koskaan aiemmin. Nämä vallalla olevat poikkeusolot tuovat johtamiseen vaatimuksia. Osa on etätyössä ja toiset läsnä työpaikallaan fyysisesti. Johtaja, työnantaja, ei voi unohtaa velvollisuuksiaan tässäkään tilanteessa. Johtaminen kuitenkin voi muuttua erilaiseksi etätyön takia. Eikä johtaminen saa unohtua, vaikka kaikki eivät olekaan läsnä.

Etätyössä on tällä hetkellä paljon ihmisiä. Kaikki eivät tietenkään voi tehdä etätyötä, mutta ne kenelle se on mahdollista, on siirretty pitkälti lähes kokonaan etätyöhön. Moni johtaja joutuu luottamaan aivan eri tavalla työntekijöihin. Luottamusta on jouduttu rakentamaan molemminpuolin tässä uudessa tilanteessa. Yllättävää on kuinka nopeasti opimme, totumme ja sopeudumme tilanteeseen.

Viestintä ja yhteydenpito ovat tärkeitä asioita etätyötä johdettaessa. Ei voi unohtaa yhtä tiimiläistä sinne jonnekin mökin perukoille, ja ajatella että no unohtui laittaa hänelle viestiä. No ei se haittaa, kerron myöhemmin. Ei voi työpaikallakaan läsnäollessa unohtaa osaa porukasta ja olla kertomatta. Sama pätee etätyöntekijöihin.

Johtaminen muuttuu ja saattaa tuntua haastavalta

On uskallettava luottaa ihmisiin. On uskallettava antaa heille vastuuta ja luotettava heidän kantavan annettavan vastuun. Etätyön johtaminen ei ole valvontatyötä. Moni saattaa tässä tilanteessa miettiä millaisia raportteja pitäisi keksiä, jotta tietää mitä ihmiset tekee. Älä tee sellaisia raportteja tai ohjeita työnkirjaukseen joita et käytä normaalistikin. Tämä viestittää, että suhtaudut epäilevästi etätyötä tekeviin, joka taas luo epäluottamuksen omaista ilmapiiriä. Siitä tulee varmasti ongelmia johtamiseen. Jos sinä et luota työntekijöihin esimiehenä, yrittäjänä, eivät hekään ehkä kohta luota sinuun.

Uusia erilaisia sääntöjä ei kannata myöskään keksiä etätyön takia. Samat säännöt jotka pätevät normaalistikin, kannattaa pitää, mutta etätyö ei vaadi muita sääntöjä. Jos sinulla on työntekijä, joka roikkuu somessa, sohvalla ja ei saa oikein mitään aikaiseksi. Tekee hän sitä samaa normaalistikin työssään. Jollain tavalla hän laiskottelee live tilanteessakin.

Tee tavoitteet ja tehtävät selväksi ja pidä yhteyttä

Tavoitteet ovat tärkeitä kaikkien tietää. Mitä kohti ollaan menossa, mitä tuloksia tavoitellaan. Mitkä tehtävät on hoidettava ja kuka vastaa mistäkin. Aivan kuten normaalisti livenäkin. Etätyössä voi olla hyvä ottaa käyttöön vaikka lyhyt päiväpaltsu etänä kaikkien kanssa, jolloin voidaan sopia päivän tehtävistä tai käydä läpi missä vaiheessa joku projekti tai tehtävät ovat eri ihmisten osalta. Johtamiseen lyhyt ytimekäs ja tehokas kokous on hyvä työväline. Tämä ei tarkoita mitään tunnin tai kahden juttua vaan esimerkiksi 10 minuutin aamupaltsu. Joka pidetään myös tehokkaasti lyhyenä. Se voidaan pitää mihin aikaan vain aamulla tai päivällä.

Tämä myös kertoo että olet kiinnostunut työntekijöiden tekemisestä ja haluat olla heidän tukenaan sekä kuulla heidän näkemyksiään tekemisestä. Jos sinulla on ollut tapana pitää viikko- tai kuukausipalaveri, niin jatka niiden kanssa kuten ennenkin. Arjen ja työn rutiinit ovat etätyössä ja poikkeusoloissa tärkeitä ihmisille. Etätyövälineet, esimerkiksi Teams, ovat loistavia kaikkien paltsujen ja etätapaamisten järjestämiseen.

Olen itse käyttänyt paljon nyt etätyövälineitä, koska olen päässyt tai joutunut tekemään kaiken etänä. Se on yllättävän toimivaa. Lisäksi saadaan hyvin näinkin aikaan vuorovaikutusta ja yhteenkuuluvaisuutta aikaiseksi. Paremmin kuin puhelimessa ainakin minun mielestäni.

Tärkeä rutiini on töiden aloittaminen ihmisille

Normaalisti ihminen lähtee töihin. Matkustaa tai menee sinne jollain konstilla ja tekee ehkä jotain asioita matkalla tai sen aikana. Aloittaa työpäivänsä töissä joillain rutiineilla. Työt myös lopetaan ja saavutaan kotiin. Kun lähtee työpaikalta, niin tietää työpäivän olevan ohi. No voi olla että jatkaa jotain vielä kotona, mutta yleensä kun pääsee kotiin työpäivä on takanapäin. Etätyössä tämä saattaakin hämärtyä.

Työpäivät venyvät helposti etätyössä. Työpäivän ja vapaa-ajan raja saattaa olla häilyvä ja vähän hämärän peitossa. Etätyöläisen tulisikin tehdä selkeät rutiinit työpäivän aloittamiseen ja myös lopettamiseen. Tässä esimiehenä tai yrittäjänä et voi vain hymyillä itseksesi, että hyvä he tekevät pitkää päivää. Sinun pitäisi asettaa rajat ja sopia kuinka työt aloitetaan sekä lopetetaan. Ennen pitkää työntekijä alkaa väsymään ja hänen muu elämänsä saattaa kärsiä, jos ei ole selkeää eroa työ ja vapaa-ajalla. Päivärytmi on siis tärkeä. Sinä voit tähän omalla johtamisellasi vaikuttaa.

Kannusta myös työntekijöitä kehittämään yhteisiä toimintamalleja etätyötä varten

Voiko etätyö ollakin osa työnteon vaihtoehtoa myös koronan jälkeen? Motivoisiko ja nnostaisiko se työntekijöitä? Nyt kannattaa kehittää työntekimisen mallia myös etätyön osalta. Jos kannustat ihmisiä antamaan ideoita tähän, saattaa olla että saat erinomiaisia ja toimivia toimintamalleja luotua tämän pakollisen etätyöjakson aikana. Nämä voivat olla tulevaisuudessa tomivia.

Nauti etätyön johtamisesta. Se on uudenlaista ja ehkä haastavaa, mutta kaikki uuden opettelu kehittää.