Mentorin päiväkirja – Menikö päivä etänä, hyvä vai huono juttu?

Taas hoituivat päivän tapaamiset etänä. Se tuntuu jo niin normaalilta, etten kohtaamisten ja kokousten osalta oikeastaan muuta osannut kaivatakaan. Mutta päivän kokoustamisten aiheena olikin jo aikaisemmin ideoitujen ja kertaalleen läpikäytyjen suunnitelmien tsekkaus porukalla. Melko hyvin ennestään toisensa tunteva tiimi on ehtinyt jo oppia puhumaan vuorotellen, vaikka kamerat ovatkin suurimman osan aikaa pois päältä.

Muuten päivän agendalle oli erilaisia yksilötyönä tehtäviä hommia. Ensimmäisten tapaamisten valmistelu uusien asiakkaiden kanssa. Taustojen selvittelyä heidän kotisivuiltaan, somesta ja saamistani esitiedoista. Näiden töiden osalta tapa työskennellä ei ole mitenkään muuttunut. Kokouskutsuihin toki lisätään etäyhteyslinkki.

Asiakastyössä kaipaan kasvokkain työskentelyä

Jotain jää puuttumaan varsinkin, jos kamerat ovat pois käytöstä. Kaikilla ei edes ole toimivaa kameraa. Eri asiakkaiden tarpeet ja tilanteet ovat kuitenkin erilaisia. Kun puhutaan ”tiukkaa asiaa ja faktaa” sujuu etätyö mainiosti. Kaikkia nykyisiä asiakkaitani en ole vielä nähnyt kertaakaan, kun kamera ei ole käytössä. Tämähän on entuudestaan tuttua puhelinneuvonnasta.  Pitäisikö pyytää valokuva? Yrittäjäasiakkaiden osalta nettisivuilla ja sosiaalisesta mediasta löytyykin usein kuva.

Luova ideointi on ollut etätapaamisissa haastavampaa. Kiertävää puheenvuoroa, joissa jokaiselle annetaan vuorotellen puheenvuoro kannattaa hyödyntää. Näin saa hiljaisimmat mukaan. Chatia pitäisi  käyttää enemmän ajatusten ja ideoiden kokoajana. Aikaa kirjoittamiseen pitää olla riittävästi, jotta jokainen voi muodostaa ja kirjoittaa oman näkemyksensä. Aikaa on varattava myös toisten kommenttien lukemiseen. Samalla voi pitää vaikkapa kahvitauon. Eri etävälineistä löytyy myös useita hyviä lisäominaisuuksia.

Uusia asiakkuuksia ja yhteistyösuhteita on vuosien varrella syntynyt paljon satunaisissa kohtaamisissa. On satuttu samaan pöytään tapahtuman väliaikakahvilla tai samaan työpajaan jossakin seminaarissa. Keskusteluissa saattaa pulpahtaa esiin toisen henkilö tarve tai ongelma, johon jommaltakummalta löytyy ratkaisu. Etänä jutustelu ja esittäytymisetkin jäävät lyhyiksi. Olen pohtinut miten tätä voisi jatkossa kehittää. Ehkä tällaisia hetkiä pitää tietoisesti yrittää viljellä kehittämällä ja kannustamalla ihmisiä enemmän osallistumaan etätapaamisten keskusteluun. Tilaisuuden vetäjän kannattaa kannustaa osanottajia runsailla avoimilla kysymyksiä.

Olen oppinut näkövammaisilta asiakkailta, että tunteiden välittymistä pitää kuunnella vielä tarkemmin ja niistä pitää kysellä enemmän. Hiljaiset hetket kertovat joskus enemmän kuin ääneen puhuminen. Niille pitää antaa tilaa myös etätapaamisessa.

Pukeutumisessa ja ulkoasussa rennompi meininki

Yrittäjänä minulla on ollut tähänkin asti työhuone kotona. Haen vaihtelua virittämällä läppärin välillä ruokapöydälle. Hissipöydän puutteessa on hyvä tehdä töitä seisten keittiön työtason ääressä. Kylminä pakkaspäivinä lämmin matto jalkojen alla. Yläosan vaatetus on siisti ja puuhelmet kaulassa. Piiloon jäävät verkkarit ja villasukat jalassa tekevät olon mukavaksi. Ilman meikkiä. Ennen aina huulipunaa. Huulipunaan pois jääntiin on vaikuttanut myös maskin käyttö. Katsotaan palaako ripsiväri ja huulipuna kasvoille, kun taas palataan lähitapaamisiin. Eräässä varhaisen aamun tapaamisessa tuttu asiakas hörppi aamukahvia sängyssä samalla kun mietimme tulevia rekrytointeja.

Miten voimme kehittää työskentelytapaamme

Tällä hetkellä me toimimme pitkälti vanhoilla totutuilla tavoilla uusissa tilanteissa. Kaikki on saatava mukaan uuteen työskentelytapaan. Osa tästä uudesta normaalista on tullut jäädäkseen. Monet mahdottomat asiat ovat muuttuneet mahdollisiksi, osin pakon edessä. Osattomuuden ja osaamattomuuden äänien lisäksi kuulen myös paljon tyytyväisiä kommentteja. Huolehtimalla osaamisen jakamisesta ja oppimisen tukemisesta voimme myös auttaa ihmisiä, joille tietotekniikan käyttö on pulmallista.

Kun itse olet ”ohjaksissa” avaa yhteys ajoissa. Onko mahdollista ottaa ”harjoituskerta” ennen ensimmäistä etätapaamista, jos mukaan on tulossa joku ensikertalainen. Isomman ryhmän kanssa pelisäännöt ja palaverin järjestäytyminen on hyvä ottaa rutiiniksi aina tapaamisen alussa. Milloin mikrofonit ja kamerat ovat käytössä. Miten käytetään Chatia. Miten pyydetään puheenvuoroa.

Etätyöskentelyn määrä on kasvanut huimasti. Millaisin äänenpainoin sinun korviisi keskustelu siitä kuulostaa? Haikailua takaisin lähityöhön ja lähikohtaamisiin? Vai kuuletko myös kommentteja etätyön hyvistä puolista.

Listaanpa tähän joitakin omia ja asiakkaitteni kertomia kokemuksiani plussista ja miinuksista.

• Keskeytykset työssä vähenevät      
• Melu avokonttorissa ei häiritse
• Etukäteissuunnittelu on parantunut
• Kokoukset ovat tiiviimpiä ja systemaattisempiä   
• Työmatkaan ei kulu aikaa
• Matkakuluihin käytetty raha säästyy
• Saa tehdä työtä villasukat jalassa
• Itsenäisyys työtehtävien ajoittamisessa lisääntyy
• Pitkämatkalaisten tasavertaisuus lisääntyy, kun kaikilla on sama matka oman kodin keittiönpöydän ääreen
• Voit olla missä tahansa maailmankolkassa, kunhan netti toimii
• Voi lähteä lenkille päivällä
• Pukeutuminen on muuttunut muutenkin rennommaksi
• ”Bad hair day” ei haittaa, jos on kamerat pois päältä
• Hauskaakin on pidetty – pikkujouluja – yhteislauluiltoja – kesäjuhlia

• jne.

Ja sitten toisaalta….

• Yhteistyön kannalta tärkeät sosiaaliset hetket poissa
• Melu ja keskeytykset kotona, kun koko perhe tekee etänä
• Työmatkan tarjoama siirtymävaihe vapaa-aikaan jää pois
• Olisi kiva välillä pukeutua paremmin
• Ns. toimistovaatteet ”kutistuvat” kaapissa
• Itsen johtaminen työn suunnittelussa on haastavaa
• Kokoukset ajoitetaan liian tiheään, kun ei tarvitse siirtyä paikasta toiseen
• Huono työergonomia
• Luova ideointi yhdessä hankaloituu
• Työn ja vapaa-ajan erottaminen
• Hyvinvoinnin ylläpito
• Tunteet jäävät piiloon
• Perheen ja työn yhteensovittamisen uudet haasteet
• jne.

Etätyö on varmasti tullut osittain jäädäkseen. Nyt onkin hyvä pohtia:

• Mitkä positiiviset asiat kannattaa säilyttää
• Miten niitä kohennetaan
• Miten sinun huonojen kokemusten listallasi olevia asioita täytyy kehittää
• Miten oppia hyödyntämään erilaisia alustoja käytössä
• Miten saada kaikki mukaan ja opastaa muita.

Veikkaan, että palaamme ns. hybridimalliin eli kokouksissa ja tapaamisissa on luonnollista, että osa osallistuu paikan päällä ja osa etäyhteydellä.

Toivottavasti myös ulkotapaamiset, yhteiset kävelypalaverit yms. otetaan käyttöön jo heti kun säät sallivat. Tätä itse odottelen.

PS. Kuvassa kollegani Merja Hynysen sihteeriharjoittelija Nebu näyttää miten rentoutua etätapaamisten välillä. Ei siis liian tiheään ajoitettuja palavereita vaan taukoja välillä. Kaimani kanssa olemme pitäneet jo useamman vuoden ajan säännölliset palaverimme etäyhteyksillä. Nebun edeltäjä taisi edetä, jo työnjohtajatasolle ja pyrki välillä istumaan kaimani näppäimistön päälle, jos kokouksemme jatkui hänen mielestään liian kauan.

Hellempää helmikuuta. Nautitaan talven ja lumen valosta.

Merja

#etätyö #yrittäjyys #hyvinvointi #tulevaisuus #kehittäminen #uudenoppiminen #luovuus #työnsuunnittelu #itsensäjohtaminen #työhyvinvointi #ergomia #vuorovaikutus #kommunikointi

Merja Carlander kertoo Mentorin päiväkirjassa kuukausittain mietteitään ja havaintojaan mentoroinnista.  

Merjan missio on tukea työyhteisöjä, esimiehiä ja yrittäjiä kohti parempaa työelämää ja saavuttamaan tavoitteensa. Hän toimii yritysmentori, johdon ja työyhteisöjen coachina ja työnohjaajana.

Ihminen on kokonaisuus. Huolehtimalla omasta fyysisestä ja henkisestä hyvinvoinnistaan, osaamisen kehittämisestä ja yhteisöllisyydestä saa aikaan myös parempaa tulosta. Vastapaino työlle on se elämän neljäs tukijalka.

  www.merjacarlander.fi  www.facebook.com/merjacarlander2./ www.linkedin.com/in/merja-carlander-3ab839ab