Mentorin päiväkirja – Aikaa ei voi lisätä: suunnittelua voi

Aika ei riitä. Lähes kaikkien asiakkaitteni kohdalla törmäämme tähän aiheeseen. Tämän asian kanssa painiskelen itsekin omassa arjessani säännöllisin välein. Aikaa on meillä kaikilla saman verran. Jos litran purkkiin yrittää mahduttaa kaksi litraa nestettä niin on helppo todeta: toinen litra valuu yli ja menee hukkaan. Meidän pitäisi oppia arvioimaan omaa ajankäyttöämme samalla tavalla.

• Kuinka paljon aikaa jonkin asian tekemiseen menee?
• Kuinka paljon aikaa vaatii suunnittelu?
• Mitä pitää tapahtua ennen kuin asia toteutuu?
• Onko toteutuksen eri vaiheessa mukana muita ihmisiä, omasta organisaatiostamme, yhteistyökumppaneita, viranomaisia,  yms.?

Meillä on koko ajan erilaisia asioita työn alla, toiset isompia ja toiset pienempiä. Nyt on viimeistään aloitettava suunnittelun suunnittelu. Suunnitelma auttaa meitä myös keskittymään kulloinkin meneillään olevaan asiaan. Se vähentää stressiä ja vapauttaa luovuutta. Asiakkaat kaipaavat usein työkaluja ajankäytön hallintaan. Niitäkin löytyy lukuisa määrä myös digitaalisessa muodossa. Niitä kannattaa kokeilla ja valita se itselle tuottavin ja toimivin tapa.

Suunnitelmalle rakenne

Suunnitelman laatimista auttaa, kun käytämme apuvälineenä samanlaista toimivaksi havaittua rakennetta. Meillä ihmisillä on erilaisia tapoja hahmottaa asioita. Suunnitelman pohja voi olla digitaalinen tai vaikkapa perinteinen kalenteri. Jollekin sopii sähköinen järjestelmä, joku toinen hahmottaa asiat paremmin kirjoittamalla ne kalenteriin tai paperille. Itse olen kokeillut erilaisia sähköisiä työkaluja ja palannut takaisin yhdistelmään. Päivittäisessä käytössä ovat paperinen ja sähköinen kalenteri. Sähköiseen kalenteriin merkitsen tapaamiset, kokoukset ja vapaa-ajan menot. Varsinainen tekeminen ja toteuttaminen merkitään otsikon tasolla edellisten lisäksi paperiseen kalenteriin. Hahmotan asioita visuaalisesti. Haluan nähdä ”kalenteriaukion” edessäni. Iso kuva näkyy kalenterista. Oman PC:n tiedostojenhallintaan olen järjestänyt eri kokonaisuudet nimettyihin kansioihin, josta asiat on helppo löytää. Sieltä löytyvät myös esimerkiksi eri projektien tarkemmat aikataulut kukin asiaan liittyvästä kansioista.

Ryhtymisen vaikeus

Arjen pyörityksessä on kiusaus keskittyä niihin nopeasti hoidettuihin eteen pompahtaviin asioihin. Aina ne eivät ole niitä tärkeämpiä eivätkä edes kiireellisempiä tehtäviä. Olemme muka saaneet asioita aikaiseksi, kun ne on hoidettu.

Tärkeiden ja vaativampien tehtävien osalta deadline painaa taas päälle. Mutta kun meillä on ollut niin kiire, emme ole ehtineet niihin paneutua. Vai onko niin, että vaativampaan asiaan on vaikea tarttua. Mitä jos kerrankin aloittaisit riittävän ajoissa. Ajoita työn eri vaiheet. Laadi aikataulutettu deadline kokonaisuudelle ja deadlinet eri vaiheille. Mitä siitä seuraa, jos asia jää hoitamatta? Tai vastaavasti mikä on se ”palkinto”, kun hommat on viety maaliin. Keppi ja porkkana auttavat usein myös omaan priorisointiin ja itsensä johtamiseen.

Varmista, että toimeenpanon edellytykset ovat kunnossa

Pilko tavoitteesi ja toimintasi pienempiin osiin. Tämä auttaa sinua hahmottamaan jo etukäteen mitä tietoa, tavaroita, ihmisiä yms. tarvitset eri aiheissa. Mitä täytyy olla valmiina ennen kuin siirryt seuraavaan vaiheeseen? Pääset etenemään toteutuksessa, kun edellytykset toteutukselle ovat valmiina.

Toimeenpanoon vaikuttaa myös meidän oma jaksamisemme sekä luontaiset taipumukset. Meillä kaikilla on oma vuorokausirytmimme. Oletko aamuihminen vai saatko enemmän aikaan vasta lounaan jälkeen? Omaa työpäivää kannattaa suunnitella omaan rytmiin sopivaksi. Jos aivot ovat kirkkaimmillaan heti aamusta, varaa ne ideoinnille ja vaativammalle työlle. Jos aamut ovat sinulle hitaan heräämisen aikaa, hoida pikaisemmat sähköpostit yms. silloin alta pois, jotta voit myöhemmin keskittyä ajattelua vaativin tehtäviin. Muutenkin päivää kannattaa tietoisesti rytmittää. Mikrotauot on hyvä varata omaan kalenteriin. Kun aivomme menevät ”juntturaan”, kannattaa pitää tauko ja lähteä vaikkapa pienelle happihypylle. Jos sinun on mahdollista jakaa kuormittavampia ja kevyempiä töitä tehtäväksi vuorotellen, niin hyödynnä sitä.

Oletko oman aikataulutuksesi herra

Harva meistä voi täysin vapaasti suunnitella omaa ajankäyttöään. Voiko joku toinen varata aikaa suoraan kalenterista? Jos käytössä on tiimin yhteinen sähköinen kalenteri, suosittelen merkkaamaan itsesi omaan kokoukseesi ajaksi, jonka olet varannut tärkeälle, keskittymistä vaativalle työtehtävälle. Voisiko tämän ottaa myös puheeksi työyhteisössä? Aikaansaaminen ja tavoitteiden toteuttaminen on kuitenkin kaikkien yhteinen intressi. Keskity oman ajankäyttösi suunnittelussa niiden asioiden kohentamiseen, joihin voit vaikuttaa. Niitä on todennäköisesti enemmän kuin olet huomannutkaan.

Ei-sanomisen taitoa kannattaa harjoitella. Onko joitakin asioita pakko toteuttaa huomenna, ensi viikolla tai ensi kuussa? Saatko paremman lopputuloksen aikaan, jos sovit toteutuksen tammikuulle?

Itse arvostan kovasti sitä, että yhteistyökumppanini miettivät asioita myös pidemmällä aikavälillä. Omasta kalenterista löytyvät sekä tarkempi lyhyen ajan suunnitelma ja pitkä tähtäin. Osa kokouksista ja projekteista on tiedossa jo ensi vuoden kesäkuuhun asti. Tälle välille olen hyvissä ajoin merkannut myös ne hiukan pidemmät tauot, joita lomiksi kutsutaan. Hyvän toimeenpanon ja ajanhallin yksi edellytys on omasta jaksamisesta huolehtiminen.

”Ihminen joka on liian vanha oppimaan, on todennäköisesti aina ollut liian vanha oppimaan” – Minnie Haskins

Ajanhallintakin ja toimeenpano ovat asioita, joita voi oppia. Välillä onnistumme siinä paremmin, välillä huonommin. Mutta kuten kaikessa oppimisessa, uudelleen yrittämällä harjaantuu ja kehittyy paremmaksi.

Hyvää marraskuuta toivottaen

Merja Carlander

Blogin kuvan on ottanut Anne Sokka-Tuomala.

yrittäjyys #visio #missio #tulevaisuus #kehittäminen #uudenoppiminen #luovuus #työnohjaus #itsensäjohtaminen #tavoitteet #vuorovaikutus #kommunikointi #skenaario #mentorointi #kuunteleminen #ajanhallinta #ennakointi

Merja Carlander kertoo Mentorin päiväkirjassa kuukausittain mietteitään ja havaintojaan mentoroinnista.  

Merjan missio on tukea työyhteisöjä, esimiehiä ja yrittäjiä kohti parempaa työelämää ja saavuttamaan tavoitteensa. Hän toimii yritysmentori, johdon ja työyhteisöjen coachina ja työnohjaajana.

Ihminen on kokonaisuus. Huolehtimalla omasta fyysisestä ja henkisestä hyvinvoinnistaan, osaamisen kehittämisestä ja yhteisöllisyydestä saa aikaan myös parempaa tulosta. Vastapaino työlle on se elämän neljäs tukijalka.

  www.merjacarlander.fi  www.facebook.com/merjacarlander2./ www.linkedin.com/in/merja-carlander-3ab839ab