Johda itseäsi – johda aikaasi
Ajankäyttöömme vaikuttaa aika moni asia. Vaikutamme siihen useimmiten itse järjestämällä itsellemme tekemistä. Tekemistä voi olla niin paljon, että aiheutamme itsellemme kiireellisen aikataulun. Toisinaan voi olla myös ulkoisia tekijöitä, jotka vaikuttavat aikaamme. Onko kalenterisi liian täynnä? Jos on, ei ole enää tilaa hengähtää. Ei jää aikaa riittävästi palautua päivästä tai viikosta. Ei jää aikaa olla vain. Ei jää aikaa tehdä jotain sellaista minkä kokee innostavaksi. Aloita aikasiivous sillä, että onko kaikki tehtävät pakollisia, tärkeitä ja sellaisia joita on todellakin tehtävä. Voiko jostain karsia?
Ajankäyttö voi olla myös tehotonta. Teet asioita kovalla vauhdilla miettimättä mitä ja miksi. Asioita voi tehdä ad hoc –tyylillä, jolloin sammutetaan tulipaloa toisensa jälkeen. Ei ole aikaa suunnitella eikä miettiä tekemistä. Tehoton ajankäyttö tuntuu sinusta siltä, että et saa mitään tai riittävästi aikaiseksi. Tuntuu, että teet paljon, mutta asiat eivät edisty. Tehoton ajankäyttö tarkoittaa sitä, että teet asioita käyttäen niihin liikaa tai turhaa aikaa. Voi olla että yrität tehdä montaa asiaa samaan aikaan, jolloin oikeastaan mikään ei edisty kunnolla. Minäkin osaan tehdä montaa asiaa samaan aikaan, ja huomaan nopeasti että huiskin sinne ja tänne. Aika karkaa käsistä ja en saakaan kaikkea valmiiksi toivomallani tavalla. Olen oppinut, että mitä tehokkaammin keskityn yhteen asiaan, sitä nopeammin saan sen hoidettua ja tehtyä.
Tulokset syntyvät aika pienellä osalla tekemistämme
Tutkimukset kertovat, että 80 % tuloksista syntyy 20 %:lla tekemisistämme. Fokusoinnilla ja tekemisen valinnalla on siis oleellinen merkitys saavutettujen tuloksien kannalta.
Kaikki tekemämme valinnat vaikuttavat elämässämme. Elämäntilanteemme sillä hetkellä vaikuttaa myös ajankäyttöömme. Jos elää ”ruuhkavuosia” saattaa lasten harrastukset ja muut tekemiset säädellä koko vapaa-aikaa. Saattaa olla myös muita velvoitteita kuten taloyhtiön hallituksessa mukana olo tai harrastustoiminnan talkootyössä. Tässä tilanteessa mukaudumme helposti ulkoapäin tuleviin vaatimuksiin. Joskus voi jopa tuntua siltä, että itsellä ei ole vaikutusmahdollisuuksia. Muut säätelevät mitä ja milloin. Velvollisuudentunteemme nostaa päätänsä, ja juoksemme muiden asettamien aikataulujen mukaan.
Mikään ei estä sinua olemasta mukana siellä missä haluat
Oleellista on tietää missä oikeasti haluat olla mukana. Siirtää painopiste niiden tekemiseen. Opetella priorisointia ja hyödyntää tavoitteellisuutta toteutukseen. Sinä itse päätät millaista työtä haluat tehdä, kuinka vastuullista ja aikaa vievää. Kuinka paljon kulutat aikaa harrastuksiin tai muihin perheen sekä läheisten tekemisiin. On asioita joita ei voi jättää pois, mutta niitä voi priorisoida ja suunnitella paremmin.
Muutama vinkki ajanhallinnan kehittämiseksi
- Suunnittele ja aikatauluta. Selkeällä aikataululla todennäköisyys onnistua on parempi. Tee suunnitelma kuukaudeksi mitä on tehtävä, mihin haluat osallistua, millaista aikaa haluat itsellesi. Samalla tavalla voit miettiä myös työtavoitteet. Tee deadline eri tekemisille itseäsi varten. Sitoudut niihin paremmin. Mikäli sinulla on itsensä johtamisen kalenterimme, käytä sitä hyödyksi.
- Vie suunnitelmasi viikkotasolle. Aloita viikon alussa, mitä teet minäkin päivänä.
- Lupaa itsellesi aikaa toteutukselle. Päivittäin olevat pienet tekemiset auttavat sinua edistämään isompia tavoitteita. Kun yksikin pieni asia on viety eteenpäin tai tehty, vaikka se olisi tiskaaminen tai imurointi, niin koet onnistuneesi. Olet tehnyt sen mitä suunnittelit. Onnistuminen ruokkii onnistumista. Kun koet hallitsevasi tekemistäsi ja saat suunnitellut asiat tehdyksi, koet onnistuneesi.
- Priorisoi tärkeimmät asiat ensin. Mikä on oleellista tehtävää? Taas tee selkeä suunnitelma kalenteriin ja työlista itsellesi viikon tehtävistä ja päivittäisistä. Hyödynnä työvälineitä.
- Jakaminen muille. Onko sellaisia tehtäviä, tekemisiä joita voit delegoida muille? Opettele delegoimaan niin työssä kuin kotona. Siirrä esimerkiksi kotitehtäviä muille perheenjäsenille. Onko työpaikalla tehtäviä joita voi delegoida muiden tehtäväksi tai tehdä yhdessä muiden kanssa.
- Seuraa omaa tekemistäsi. Millaiset ovat työtapasi, kuinka keskityt tekemiseen. Keskity olennaiseen, älä epäolennaisiin asioihin. Teetkö järjestelmällisesti? Mitä sinun omasta mielestäsi pitäisi tehdä eritavalla? Kun seuraat tekemistäsi, huomaat mitä kannattaisi tehdä toisin.
- Hyödynnä työvälineitä. Käytä sellaisia välineitä mitkä toimivat sinulle. Hyödynnä työvälineitä hallinnointiin, hallintaan ja deadlineihin/muistutuksiin. Niitä kyllä riittää.
Tee itsellesi näkyväksi se, mitä teet. Pidä vaikka listaa mitä sain tänään tehtyä. Mikä oli helppoa, milloin oli vaikeaa pitää aikataulusta kiinni? Kun varaat kalenteristasi aikaa niin sanotuille ”näkymättömille” työtehtäville (esimerkiksi meileihin vastaamiseeen), tulee niistäkin näkyviä ja alat paremmin hahmottaa mihin aika kuluu. Aika itsessään ei ole ongelma, vaan se kuinka sen käytät.
Aikaa meillä kaikilla on yhtä paljon käytössä, joten kannattaa miettiä mihin sen käyttää.