Mentorin päiväkirja – Ennakoitko tulevaisuutta vai ajelehditko ajopuuna

Ihmisen elämä ei ole aina ruusuilla eikä edes ohdakkeilla tanssimista. Välillä se on suossa rämpimistä. Toisinaan suo on niin upottava, että sen yli tuntuu olevan mahdoton päästä. Mihin silloin keskityt? Säälittelemään itseäsi suon laidalla? Käännytkö takaisin? Tutkitko löytyisikö lähettyviltä pitkospuut? Vai katseletko ympärillesi löytääksesi sopivia puunkäkkyröitä rakentaaksesi itse pitkospuut? Et ehkä pääse kerralla suon yli. Voisitko rakentaa pitkospuita tukevammalta mättäältä toiselle, jolloin lopulta pääsisit suon toiselle laidalle. Vai onko sinulla mukana kartta, joka kertoo lähimpien pitkospuiden sijainnin?

Tulevaisuutta ei voi ennustaa – muutoksia kannattaa silti ennakoida

Vastoinkäymiset voivat olla lamauttavia. Kaikkeen ei voi varautua. Muutokset voivat olla yllättäviä, kuten olemme viimeisen vuoden aikana saaneet kouriin tuntuvasti kokea. Mutta mitä paremmin olemme yrittäneet ennakoida mahdollisia tulevaisuuden vaihtoehtoja, sitä paremmat mahdollisuudet niistä on selvitä. Ennakoinnilla voimme onnistua jopa kääntämään muutokset voitoiksi. Varautumissuunnitelma hillitsee paniikkia ja pitää aivot paremmin toimintakykyisinä. Se aktivoi meitä myös huomaamaan mahdolliset muutostarpeet aikaisemmin. Opimme havainnoimaan heikkoja signaaleja. Nämä heikot signaalit saattavat olla niitä ensimmäisiä merkkejä tulevaisuuden merkityksellisistä muutoksista.

Moni omistakin pien- ja mikroyrittäjäasiakkaistani kertoo tehneensä liiketoimintasuunnitelman joskus kauan aikaa sitten toimintaa aloittaessaan. Alkuvaiheessa on ollut jonkinlainen unelma tai yritysidea siitä, mitä yritys tekisi. Asiakkaista, toimintaympäristöstä ja markkinoinnista saattaa olla melko hämärä mielikuva. Tavoitteetkin ovat epämääräisiä keinoista puhumattakaan. Siksi suosittelen liiketoimintasuunnitelman päivittämistä. Yrittäjällä on jo kokemusta ja asioista on myös oppinut ottamaan selvää. Suunnitelman ääreen pitäisi pysähtyä vuosittain.

Alkutaivalta voisi kuvailla vaellusretkelle lähtemistä. Vaellusretkeäkin varten tehdään suunnitelma ja varasuunnitelma. Ennen patikointireissulle lähtöä mietitään millaisia varusteita tarvitaan. Katsotaan sääennuste. Sen perusteella ennakoidaan pitääkö varautua sateeseen vai helteeseen. Tutkitaan kartasta maastoa. Millaiset jalkineet tarvitaan, lenkkarit, vaelluskengät vai kumisaappaat. Tehdään reittisuunnitelma. Varmistetaan, että meillä on mukana kartta ja kompassi. On hankittu etukäteen osaamista kartan ja kompassin käyttöön. Mitä vaativampaan kohteeseen olemme menossa, sitä pitkäjänteisemmin ja erilaiset muuttuvat huomioiden suunnitelmat ja varasuunnitelmat on laadittava. On eri juttu kiivetä vuorille tai lähteä napaseudulle, kuin valloittaa kotoinen kansallispuisto. Merkitystä on myös sillä kuinka pitkän ajan kuluttua asia aiotaan toteuttaa.

Tulevaisuuden ennakointia osaksi yrityksen säännöllistä suunnittelua

Maailma muuttuu ja siksi liiketoimintasuunnitelmassa pitäisi olla olennaisena osana myös vaihtoehtoisia suunnitelmia. Tulevaisuuden suunnittelua varten laaditaan ennusteita, joissa yritetään ennakoida miten ympäröivä maailma muuttuu, millaisia muutoksia voisimme hyödyntää ja millaisia riskejä meidän on huomioitava. Puhutaan skenaarion laatimisesta.

Skenaario on alun perin termi, jota käytetään teatterin ja elokuvan tekemisen yhteydessä. Silloin sillä tarkoitetaan näytelmän toiminnallista käsikirjoitusta. Tästä päästään sopivasti ajatusloikalla hyppäämään yrityksen tulevaisuuden käsikirjoituksen rakentamiseen. ”Skenaariot ovat yrityksiä esittää looginen tapahtumien ketju, jonka tarkoituksena on osoittaa kuinka tapahtuvat juontuvat toisistaan vaihe vaiheelta nykytilasta lähtien.”  (Eric Jantshin, 1986). Herman Kahnin mukaan skenaariot pyrkivät antamaan vastauksen kahteen peruskysymykseen, eli kuinka jokin oletettu tulevaisuuden tila kehittyy askel askelelta, ja siihen, millaisia vaihtoehtoja jokaisessa päätöksenteon hetkessä on tämän kehityksen muuttamiseksi, vakiinnuttamiseksi tai pysäyttämiseksi.

Tulevaisuuden tutkimuksesta ja skenaariotyöskentelystä tohtoriksi väitellyt Tarja Meristö kuvaa mielestäni skenaarion havainnollisesti: ”Skenaario on tulevaisuuden käsikirjoitus, joka luonnostelee yrityksen toimintaympäristön (=näyttämö ja kulissit) ja yrityksen ja kilpailijoiden toimenpiteet näissä ympäristöissä (= repliikit ja liikkeet näyttämöllä) tavoitteiden saavuttamiseksi (= juonen toteuttaminen).”

Tulevaisuuden suunnittelu aloitetaan nykytilanteen pohdinnalla

Jotta tulevaisuutta voisi suunnitella ja laatia skenaarioita, on tiedettävä missä ollaan nyt. Yritysmaailmassa nykytilanteen pohtimiseen käytetään usein SWOT-analyysiä. Yrityksen vahvuudet (Strengths), heikkoudet (Weakness), mahdollisuudet (Opportunities) ja uhat (Threats) kuvataan yksikertaisen nelikentän avulla. Analyysiin kannattaa kirjata aluksi mahdollisimman paljon mieleen tulevia ajatuksia. Mitä enemmän asioita, sitä enemmän löytyy myös ideoita, joiden pohjalta voidaan tehdä toimenpiteitä. Yrityksen sisäisiä asioita kirjataan vahvuuksiin ja heikkouksiin. Vahvuuksista pitää huolehtia. Niitä on ylläpidettävä (esim. osaaminen tulevaisuudessa, tekniikan ajantasaisuudesta huolehtiminen jne.). Heikkouksien pohtimisella on tarkoitus löytää kehittämis- ja muutoskohteita. Analyysissä ympäröivän maailman vaikutuksia kootaan mahdollisuuksiin ja uhkiin. Näissä on katse myös tulevaisuudessa.

Usein tämän ensimmäisen analyysin tulevaisuuden kuvaan kerätään kuitenkin jo olemassa olevaa tietoa ja helpommin näköpiirissä olevia muutoksia. Kun sitten hahmotellaan vaihtoehtoisia tulevaisuuden näkymiä ja kehityspolkuja, siirretään fokusta hiukan kauemmas. Isot yritykset laativat skenaarioita 10–20 vuoden päähän. Pieni yritys hyötyy kuitenkin jo tulevaisuuksien hahmottamisesta vaikkapa viiden vuoden päähän.

Skenaarioita suositellaan laadittavaksi useampia. Aluksi voi harjoitella laatimalla yhden skenaarion. Kun työskentelytapaan pääsee kiinni, kannattaa laatia pari vaihtoehtoista tulevaisuuden näkymää lisää. Kolmen skenaarion avulla saadaan jo aikaiseksi myös välimuoto ideaalitulevaisuudenkuvan ja uhkaskenaarion lisäksi.

Mihin tällä kaikella pyritään?

Skenaariota hyödynnetään työkaluna, kun pohditaan yrityksen tulevaisuuteen vaikuttavia asioita. Se tuo esiin asioita, jotka olisi hyvä huomioida jo tämän päivän päätöksenteossa. Ennen kaikkea se auttaa meitä tekemään toimenpiteitä jo etukäteen tai reagoimaan nopeammin muutosten edessä.

Jotta skenaarioita voisi ylipäätään laatia, on ensin haettava vastauksia alla oleviin kysymyksiin. Nämä ovat tärkeä osa myös liiketoimintasuunnitelmaa.

• Miksi yritys on olemassa ja mitä yrityksen toiminnalla halutaan saavuttaa, yrityksen toiminta-ajatus, missio?
• Mitä me yrityksenä haluamme tulevaisuudessa olla? Mikä on yrityksen tahtotila, visio?
• Millainen on yrityksen strategia, jonka avulla sen on tarkoitus saavuttaa yrityksen tavoitteet?

Skenaarion laatimisessa ja tulevaisuuden hahmottelussa voit hyödyntää oman toimialasi tai muiden asiantuntijoiden näkemyksiä. Millaisia näkemyksiä esitetään vaikkapa digitalisaation, ilmastonmuutoksen, kiertotalouden ja väestörakenteen muutoksen suhteen. Mitkä ovat tämän hetken megatrendit ja miten niiden nähdään muuttuvan.

Laadi näiden pohjalta erilaiset tulevaisuuden näkymät. Tee niiden perusteella myös uudet SWOT-analyysit. Kuten nykytilanteen SWOT-analyysissä, mieti miten tulevaisuuden maailmasi vaikuttaa sinun tuotteisiisi ja palveluihisi, asiakkaisiisi, toimintaympäristöösi, kilpailijoiden toimintaan, yhteistyökumppaneihin, jne.

• Palaa tarkastelemaan yrityksesi visiota, tahtotilaa. Onko sitä tarpeen muuttaa?
• Muuttuuko yrityksen toiminnan tarkoitus, missio?
• Millaisia muutoksia ja millä tavalla sen saavuttamiseksi on tehtävä? Millainen suunnitelma, strategia, valitaan halutun päämäärän saavuttamiseksi? Miten usein strategiaa tarkastellaan?

Näiden perusteella laaditaan konkreettinen toimenpidesuunnitelma, johon kuvataan mitä yritys aikoo tehdä päästäkseen parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Päätetään tavoitteista ja välitavoitteista. Pohditaan millä keinoilla tavoitteet saavutetaan. Tulevaisuuden ennakontiin kuuluu skenaarioiden säännöllinen tsekkaus ja suunnitelmien korjaaminen uuden tiedon pohjalta.

Kuulostaako monimutkaiselta? Ennakointiakin voi oppia. Kun sitä tekee säännöllisesti siinä myös harjaantuu. Käytännön toimenpiteiden suunnittelussa hyödyllisenä apuvälineenä voi käyttää myös esim. Business Model Canvas- pohjia. Palvelumuotoilun oppien haltuunotosta voi olla hyötyä toimenpiteiden laatimisessa skenaarioiden pohjalta. Kaikkea ei tarvitse pohtia yksin yrityksen sisällä. Pallottelu ulkopuolisen yritysmentorin tai coachin kanssa voi tukea suunnitteluprosessin läpiviemisestä.

Muista myös toivo. Vaikka tulevaisuus näyttää juuri nyt erityisen epävarmalta, maailmassa on silti vielä monia hyvin toimivia asioita. Jokin suuri vastoinkäyminenkin voi tulevaisuudessa osoittautua hyväksi. Vastoinkäyminen voi lopulta auttaa meitä uuden suunnan valitsemisessa. Pyritään kuitenkin ennakoimaan. Ei mennä laput silmillä vaan laajennetaan omaa näkemystä. Tehdään suunnitelmia. Laaditaan tavoitteet ja myös toteutetaan niitä.

Kevättä ja valoa kohden

Kevättä ja valoa kohden

Merja Carlander

#yrittäjyys #strategia #visio #missio #tulevaisuus #kehittäminen #uudenoppiminen #luovuus #työnsuunnittelu #itsensäjohtaminen #tavoitteet #vuorovaikutus #kommunikointi #skenaario #mentorointi

Merja Carlander kertoo Mentorin päiväkirjassa kuukausittain mietteitään ja havaintojaan mentoroinnista.  

Merjan missio on tukea työyhteisöjä, esimiehiä ja yrittäjiä kohti parempaa työelämää ja saavuttamaan tavoitteensa. Hän toimii yritysmentori, johdon ja työyhteisöjen coachina ja työnohjaajana.

Ihminen on kokonaisuus. Huolehtimalla omasta fyysisestä ja henkisestä hyvinvoinnistaan, osaamisen kehittämisestä ja yhteisöllisyydestä saa aikaan myös parempaa tulosta. Vastapaino työlle on se elämän neljäs tukijalka.

  www.merjacarlander.fi  www.facebook.com/merjacarlander2./ www.linkedin.com/in/merja-carlander-3ab839ab