Onko parempaa ajanhallinnan työvälinettä olemassa kuin toimiva kalenteri?

Aikapaine, jos sitä on sopivasti, tehostaa työskentelyä ja antaa lisäpotkua. Pidemmän päälle se aiheuttaa kuitenkin stressiä, jos siis kiire on jatkuvaa. Millaisia asioita sinun kiireesi taustalta löytyy? Asettaako asiakas liian tiukkoja aikatauluja vai teetkö itse epärealistiset aikataulut tekemiselle? Minä ainakin helposti lupaan asiakkaan toiveiden mukaan aikataulut.

Kiireessä ja jatkuvassa tekemisen kierteessä, jossa enemmän sammutellaan tulipaloja kuin ehditään ennalta ehkäistä niitä, syntyy helposti myös virheloukkuja. Kiireessä tulee tehtyä helposti virheitä, ja aina niitä ei myöskään ehdi silloin huomata. Niiden korjaamiseen menee aikaa ja taas sammutetaan uutta tulipaloa.

Kiire, aika ja syyllisyys tekemisestä aiheuttavat tunteita. Tulee riittämättömyyden tunne, kun ei ehdi tehdä kaikkea mitä pitäisi tai haluaisi. Tämä muuttuu helposti kiirepyöräksi, joka saa meidät tuntemaan helposti uupumusta sekä ”en millään ehdi kaikkea” tunteita. Nämä taas vaikuttavat tekemiseemme, koska juoksemme eteenpäin ehtimättä koskaan oikein kyytiin. Tuntuu että päivät vain vilahtavat eteenpäin eikä aikaa ole koskaan riittävästi. Tämä tarkoittaa, että on aika pysähtyä ja alkaa tutkia omaa ajanhallintaa sekä sitä, mihin se oma aika oikeasti kuluu.

Keskeytyykö sinun työsi?

Minun ainakin keskeytyy. Usein huomaa kun työ keskeytyy, niin se vaikuttaa myös työpäivän pituuteen. Joskus kun teen lauantaina tai sunnuntaina töitä, huomaan saavani lyhyessä ajassa todella paljon aikaiseksi. Tämä johtuu siitä, että mikään ei silloin keskeytä tekemistä. Ei tule meilejä, ei soi puhelin eikä tule itsekään keskeytettyä samalla tavalla tekemistä.

Voiko kiirettä kesyttää? Kyllä voi ja yksi keino on hyvä ajanhallinta

Omaa ajanhallintaa voi aina kehittää. Onneksi, mutta se vaatii ajanhallinnan keinoja. Suunnitella paremmin tekemistään, hyödyntää kuukausi- ja viikkosuunnittelua. Ei myöskään voi unohtaa päiväkohtaista suunnittelua. Eikä tämä mene hetkessä maaliin. Vaatii monta kuukautta töitä muuttaa ja kehittää omaa ajanhallintaa. Pitää ehkä luopua vanhoista totutuista kaavoista tekemisessä ja luoda uudenlaisia. Pitää uskaltaa myöntää itselleen, että on opittava tekemään asioita jotenkin eritavalla. Pitää uskaltaa nähdä mitä oikeasti tekee ja opeteltava priorisoimaan omaa tekemistä.

Jos haluat kesyttää kiirettäsi niin mieti

• Oletko määritellyt työtehtävät selkeästi päivän osalta?
• Onko tehtävät tärkeysjärjestyksessä?
• Oletko eliminoinut turhat häiriötekijät?
• Oletko tehnyt selkeän todo-listauksen päivän ja viikon osalta?
• Haalitko muuten vain liikaa tekemistä päivän tunneille?

Tee ajankäytön seurantaa ja tutki mihin aikasi kuluu

Pidä kirjaa pari viikkoa siitä, mihin käytät aikaasi. Kirjaa ylös kaikki tekeminen vaikka 15 minuutin tarkkuudella. Viikko on hyvä aika seurata, mutta usein kaksi viikkoa antaa hieman todellisemman kuvan. Tämän jälkeen voit tutkiskella mihin olet aikasi käyttänyt. Onko siellä aikavarkaita, jotka vievät aikaasi? Kuluiko aika niihin työtehtäviin joita oli tarkoituskin tehdä vai kenties johonkin muuhun?

Seuranta on keino alkaa muuttaa ajankäyttöä. Jos ei rehellisesti kirjaa ylös, ei mutuna pysty miettimään että paljonko on käyttänyt mihinkin tekemiseen aikaa.

Ajanhallintaan tulee pohja suunnittelusta ja aikatauluttamisesta. Aseta tavoitteet ja lähde toteuttamaan. Pilko isommat tehtävät viikon tai kuukauden aikana pienempiin tehtäviin.

• Mitä tulisi tehdä minäkin päivänä?
• Missä järjestyksessä teet tehtävät?
• Milloin haluat toteuttaa
• Milloin pidät taukoa, kuinka monta päivän aikana ja millaisia taukoja? Lähdetkö ulos kävelylle tai kahville?

Hyvä kalenteri auttaa ajanhallinnassa. KasvuStooriTM kalenterissa on joka kuukaudelle oma todo sivu, jonka avulla mietit tulevan kuukauden tehtävät, tekemiset, asiat ja tärkeysjärjestyksen. Tästä on helppo viedä tehtävät viikkoaikatauluun. Tehdä sen viikon tavoitteet ja miettiä päiväkohtaiset tekemiset.

Kalenterimme löydät täältä. KasvuStooriTM kalenteri 2022 on tehty juuri sitä varten, että sen avulla on helpompi hallita aikaa. Suunnitella ja toteuttaa tavoitteet ja tekemiset. Toimii myös erinomaisesti opiskelijalle sekä omassa arjessa.

Seuraa pysytkö suunnitellussa aikataulussa?

Seuraa oletko onnistunut suunnittelemaan tehtävät, tavoitteet ja tekemiset niin, että ehdit oikeasti myös toteuttaa ne? Pysytkö pysymään aikataulussa vai teitkö liian epärealistisen siitä? Yritätkö tehdä liikaa liian lyhyessä ajassa?

Mikä aiheutti muu sen, että et pysynyt aikataulussa? Tuliko muita akuutteja tehtäviä tai kuormittiko joku muu tekeminen viikon aikana? Opit tätä kautta suunnittelemaan paremmin tulevan viikon tai kuukauden. Aikatauluttamaan realistisemmin tekemistä, jolloin et turhaudu siihen että en taaskaan ehtinyt.

Löydät verkkokaupastamme myös muita apuvälineitä kuten tavoiteopas, tavoitetyökirja ja muistikirja. Katso täältä lisää

Hallitse aikaasi, älä anna ajan hallita sinua.