Perehdyttäminen on avain hyvään ja vastuulliseen työntekoon

Törmäsin työntekijään joka oli aivan pihalla siitä mitä hänen kuuluu tehdä. Jäin siinä miettimään mitenkähän tuossa perehdytys on oikein tehty. Oli hieman surullista katsoa, koska hän oli aika peloissaan olevan oloinen, kun tiesi varmasti itsekin ettei tiedä mitä pitäisi tehdä ja kuinka toimia.

Perehdyttämistä ei voi olla korostamatta. Sillä tarkoitetaan kaikkian niitä asioita ja toimenpiteitä mitkä uuden työntekijän tulisi omaksua. On kuitenkin muistettava, että jos yritys muuttaa toimintamalliaan, ottaa käyttöön uusia järjestelmiä, työmenetelmiä tai työvälineitä tarvitaan myös koko henkilöstölle perehdyttämistä. Perehdyttäminen on opastusta työhön, sen tekemiseen, siihen liittyviin odotuksiin ja vaatimuksiin sekä siihen kuinka meillä halutaan toimia työtovereiden, yhteistyökumppaneiden, verkostojen ja asiakkaiden suhteen.

Vastuu perehdyttämisestä on sinulla työnantaja ja yrittäjä

”Työnantajan on annettava työntekijälle riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä sekä huolehdittava siitä, että työntekijän ammatillinen osaaminen ja työkokemus sekä muut hänen henkilökohtaiset edellytyksensä huomioon ottaen”, tähän lähde löytyy työturvallisuuslaista, johon linkki myös tässä. Laissa määrätty perehdyttämisestä ja vastuu on työnantajalla. Tästä linkistä voit lukea yksityiskohtaisemmin asiasta: https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2002/20020738#L2P14

Tee perehdyttämissuunnitelma avuksesi

Mieti suunnitelmassa tavoitteet perehdytykselle ja kerro nämä kaikille esihenkilöille. Tosin suunnitelma kannattaa jakaa myös kirjallisena. Mieti minkälaisia tehtäviä yrityksessä on ja niiden työvaiheita. Mitä niistä on tiedettävä. Mitkä asiat vaikuttavat tekemiseen ja millä tavoin. Käy läpi mitä asioita työhön perehdyttämisen tulee sisältää esimerkiksi tilojen suhteen (työ- ja asiakastilat), työturvallisuusasioista, työmenetelmistä, työn toteutuksesta ja siisteydestä tilojen ja välineiden osalta.

Tärkeää on käydä yrityksen prosessi läpi esimerkiksi asiakastöiden etenemisen vaiheista. Prosessi kannattaa kirjoittaa auki sekä lisätä yksiköiden tai henkilöiden vastuualueet. Kaikilla on tieto ja selkeä kuva kuka vastaa prosessin eri vaiheista. Toimintamallista eli toimintaprosessista on tärkeää saada kokonaiskuva ja ymmärtää mikä vaikuttaa mihinkin. Mitkä asiat vaikuttavat asiakkaisiin, kannattavuuteen ja tuloksellisuuteen.

Eli kirjaa keskeiset asiat ja sisältö ylös. Mieti vaihe vaiheelta mitä uuden työntekijän tulee tietää, ymmärtää ja kuinka hänen on osattava erilaisissa tilanteissa toimia.

Tee myös systemaattinen aikataulu suunnitelmalle jokaisen uuden työntekijän perehdyttämiseen. Miten se etenee, mitkä asiat kerrotaan/opastetaan ja milloin. Kuka vastaa minkäkin asian tai osa-alueen perehdyttämisestä. Käy suunnitelma läpi esihenkilöiden/muiden tarvittavien henkilöiden kanssa eli perehdytä heidät perehdyttämään.

Tämän jälkeen tee kirjallinen manuaali kaikkien perehdyttäjien käyttöön. Ei tarvitse muistin varassa toimia kenenkään, koska meillä kaikilla on silloin tällöin valikoiva muisti. Tositilanteessa voi olla että ei muistakaan kaikkia asioita.

Perehdyttämisen tsekkauslista (joka helppo raksia) on hyvä työväline myös perehdyttäjälle. Sen avulla on helppo edetä kohta kohdalta.

Seuraa perehdyttämisen onnistumista

Kannattaa tehdä myös seurantaa kuinka perehdyttämisen tavoitteet ovat onnistuneet. Kuinka uusi työntekijä on omaksunut asiat. Näin löydetään korjaamisen tarpeet ja pystytään katsomaan että perehdyttäminen tuottaa ne tulokset mitä odotetaan.

Kannattaa haastatella ja kuunnella perehdytettävien mielipiteet jonkin ajan päästä perehdytyksestä. Miten he kokivat sen, kuinka helppoa oli ymmärtää, mikä oli vaikeaa, mitä ei ymmärtänyt, mitä voitaisiin tehdä toisin tai kertoa? Tämä auttaa kehittämään perehdyttämismateriaalia sekä prosessia toimivammaksi sekä ymmärrettävämmäksi. Mikään ei ole tärkeämpää uudelle työntekijälle kuin saada hyvät eväät tehdä työtä. Työntekijä tarvitsee myös keskustelukumppanin, jonka kanssa voi vaihtaa ajatuksia työntekemisestä sekä onnistumisesta. Tämä motivoi tekemään työtä suunnitelmallisesti ja ohjeiden mukaisesti kun seuranta toimii eikä työntekijä jää yksin asioiden kanssa.

Seuranta on tärkeä osa suunnitelmaa ja perehdyttämisprosessia.

Tarvitaanko perehdyttämistä kun on vain pari työntekijää?

Moni ehkä ajattelee että no ei sitä tarvitse tehdä kun meillä on niin vähän porukkaa. VÄÄRIN. Kyllä tarvitsee. Yrityksen vetäjä ei voi ajatella, että kyllä nuo osaa. Hän ei voi odottaa vastuullista tekemistä jos ei perehdytä mitä odotetaan. Tänä päivänä myös sijaisten, vuokratyöntekijöiden ja lomatuuraajien määrä kasvaa koko ajan, ja aivan yhtä tärkeää on perehdyttää tilapäiset työntekijät myös. Asiakkaat eivät ajattele että nyt on loma-aika yrityksessä niin ei väliä kuinka sieltä työt hoidetaan. Heidän vaatimustasonsa on sama on sitten kyseessä tilapäistyöntekijät tai vakituiset.

Työturvallisuuskeskuksen sivuilta löydät myös perehdyttämisen tarkistuslistan täältä https://ttk.fi/julkaisu/perehdyttamisen-tarkistuslista/.

Hyvin työhön motivoitunut ja innostunut työntekijä tekee tulosta yrityksellesi. Joten ota perehdytys haltuun ja anna uusille työntekijöille mahdollisuus tehdä työnsä hyvin!

ps. teemme perehdytyskoulutusta ja valmennusta kolleegani kanssa, joten jos tarvitset ota yhteyttä (info(at)kasvustoori.fi) niin jutellaan lisää.