Vieraskynä – Tekeekö Teams meistä palaveri-robotteja?
Koronan vaikutukset ovat olleet mullistavia monelle yrittäjälle. Monen yrittäjän työ on siirtynyt erilaisiin järjestelmiin. Töitä tehdään erilaisten järjestelmien kanssa niin asiakkaiden kuin henkilöstön kanssa, ja innostusta yritetään viritellä. Onnistuuko se yhtä hyvin kuin livenä? Digiloikka on siirtänyt meidät keskustelemaan milloin missäkin toistemme kanssa. Livenä tapahtuvien kontaktien määrä on vähissä monessa tiimissä ja yrityksessä. Vastausten odotustaso on korkea. Viestejä tulee eri somen kanavista, jotka odottavat vastausta nopealla aikataululla. Yrittäjän on pysyttävä perässä.
Tekeekö tämä meistä luovempia, innostuneempia vai alammeko jo huokaista jokaisen kokouksen alkaessa? Sammuuko innostus jo ensimmäisillä minuuteilla vai jaksammeko innostua yhtä paljon kuin ollessamme kasvokkain keskustelemassa ja ideoimassa? Nämä kysymykset jää nähtäväksi, mutta varmaa on, että väsymystä alkaa hiljalleen näkyä alkuinnostuksen jälkeen.
Kaikki joutuvat odottamaan vuoroaan
Temsissa on odotettava vuoroaan. Vuorovaikutteinen keskustelun käynnistyminen on hitaampaa kuin livenä. Vuorovaikutus ei aina toimi ihan yhtä hyvin, koska kamerat voi laittaa pois päältä, jolloin ei myöskään nähdä ilmeitä eikä oman esityksen tai sanojen vaikutuksia. Asiakas voi olla hiljaisena, ja osa hänen ajatuksistaan sekä mielipiteistään saattaa jäädä kuulematta. Yrittäjä tai asiakas ei ehkä uskalla kysyä yhtä paljon.
Erilaisissa isommissa tilaisuuksissa ei ole normaaleja taukokeskusteluja, jotka ovat erittäin rakentavia usein kehittämisen kannalta. Teamsissa jokainen puhuu vuorollaan, ja välttämättä ei huomaa että toinen onkin eri mieltä. Yrittäjä ei voi lukea asiakkaidensa elekieltä samalla tavalla kuin livenä. Monessa neuvottelussa elekieli on kuitenkin osa vuorovaikutusta ja helpottaa ymmärtämistä. Aina ei uskalleta myöskään kysyä riittävän aikaisessa vaiheessa. Helposti jäädään miettimään, että kokeeko toinen minun kysymykseni ahdistavana ja haluaako kertoa lisää.
Ole aidosti läsnä erilaissa tilaisuuksissa
Kuinka moni on oikeasti läsnä? Jos saa pistettyä kameran ja mikin hiljaiseksi, voi sopivasti tehdä muuta siinä samalla. Jaksaako oikeasti keskittyä koko kokouksen tai koulutuksen ajan kuuntelemaan? Kuinka paljon oikeasti sisäistämme asioita pelkän virtuaalisen esityksen kautta? Nämä ovat mielenkiintoisia kysymyksiä ja olen itse herännyt miettimään omaa käyttäytymistäni erilaisissa etäkokouksissa. Tästä varmasti tulee jossain vaiheessa tutkimustuloksia, jonka jälkeen olemme viisaampia vaikutuksista.
Osa viestinnästä on kuitenkin aina sanatonta. Se jää vähälle huomiolle näissä tilanteissa. Koneen kautta tuleva viestintä ei millään korvaa niitä kaikkia eleitä, ilmeitä ja keskusteluja joita live tilanteissa voidaan toteuttaa. Yrittäjä, yritä lisätä vuorovaikutusta kokouksissa ja erilaisissa tilaisuuksissa. Avaa keskusteluja ja innosta muita mukaan.
Tässä muutama tärkeä vinkki, joiden avulla lisäät vuorovaikutusta Teamsissa:
1. Kamerat ovat tärkeitä! Kaikissa kokouksissa/palavereissa olisi tärkeää että jokaisella olisi kamera päällä, joka lisää vuorovaikutuksen mahdollisuutta. Silloin puhuja saa kontaktia muihin osallistujiin paremmin.
2. Tärkeä asia on tauotus. Ihmisen keskittymiskyky
on rajallinen myös Teamsissa. Livenäkään kukaan ei pysty kuuntelemaan
tuntikausia esityksiä ilman taukoja. Teamsissa tämä korostuu, pidä pitkissä
neuvotteluissa tai tilaisuuksissa riittäviä taukoja osallistujille. Tunti alkaa
olla maksimi yhteen putkeen, jonka ihmiset jaksavat kerralla. Näin saat
huomattavasti paremmin ihmiset keskittymään asiaasi ja vuorovaikutusta
aikaiseksi.
3. Miksi tämä palaveri on? Tee selkeät tavoitteet siihen, mitä halutaan tässä palaverissa saada aikaiseksi. Voit laittaa ihmiset pohtimaan etenemistä ensin, ja sitä kautta saada oikeita asioita esille sekä ratkaisuja. Palaverin on tunnuttava hyödylliseltä, jotta jaksetaan innostua.
Teamsit ja muut järjestelmät ovat tulleet jäädäkseen. Ne säästävät aikaamme, ei tarvitse liikkua paikasta toiseen. Niistä on seurannut hyvääkin, mutta ei anneta Teamsin tuhota sieluamme ja innostustamme. Pelisääntöjä ja innostusta on luotava ja vetäjällä on aina tässä iso rooli. Hänen tehtävänsä on ottaa kaikki huomioon, rakentaa kiinnostava tilaisuus ja motivoida innostumiseen.
Siispä valmistaudutaan hyvin kokouksiin ja ollaan itse aktiivisia sekä energisiä. Oman valmistautumisen, energian ja aktiivisuuden kautta saat pidettyä muiden osallistujien mielenkiinnon yllä myös virtuaalikokouksessa.
Salme Kortelainen,
CEO, seniorkonsultti
salme.kortelainen(at)calmen.fi