Vieraskynä – yrittäjä säästää aikaa ja rahaa sähköistämällä taloushallinnon
Sähköinen taloushallinto mietityttää monia yrittäjiä. Kannattaako muuttaa, onko toimiva ja mitä hyötyä siitä loppujen lopuksi on? Moni miettii pitäisikö siirtyä ja mitä kaikkea se tuo tullessaan? Helpottaako se oikeasti tekemistä, ja mihin se oikein auttaa?
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa talousohjelmaa eli järjestelmää, jonka avulla yrittäjä tekee kaikki talouteen liittyvät asiat yrityksessään. Järjestelmä toimii netissä, jolloin hän voi tehdä paikasta riippumatta yrityksen asioita, kunhan vain netti toimii. Aikakin voi olla mikä tahansa. Jos tykkää laskuttaa kello 21.00 illalla, niin onnistuu. Voi valita itse juuri sellaisen ajan milloin haluaa tai ehtii hoitaa yrityksen talousasioita.
Me käytämme tilitoimistossamme Procountor nimistä sähköistä taloushallinnon ohjelmistoa. Joka on hyvin helppokäyttöinen, selkeä sekä toimiva. Sen käytön oppii nopeasti, ja tietysti me myös opetamme käyttämään. Minun mielestäni jokaiselle yritykselle ja yrittäjälle on hyötyä sähköisestä taloushallinnosta. Se tuo suoraan ajansäästöä ja turha papereiden pyörittäminen vähenee huomattavasti. Parasta on myös sen reaaliaikaisuus. Kaiken näkee heti. Tämä myös mahdollistaa reaaliaikaisuuden kaikessa yrittäjän tarvitsemassa tiedossa taloustilanteesta.
Mitä yrittäjä sitten oikeasti hyötyy järjestelmästä?
Yrittäjä voi siirtää kaiken laskutuksen sinne eli tehdä verkkolaskutuksen ohjelman avulla. Hän pystyy lähettämään yrityksen laskut sieltä suoraan sähköisesti, ja samalla ne saadaan kätevästi myös kirjanpitäjälle. Mikäli vastaanottajalla ei ole sähköistä laskutusosoitetta vielä, niin hänelle yrittäjä voi tehdä laskun ohjelmassa. Hän voi lähettää ohjelmasta suoraan laskun vastaanottajan sähköpostiin tai käyttää tulostus- ja postituspalvelua.
Ohjelmasta voi lähettää pdf laskut suoraan sähköpostiin, ei niitä tarvitse erikseen ulos ottaa ja lähetellä sitten. Tämä sama kohta jatkuu että voi käyttää tulostus ja postituspalvelua, yhdistäkää tuo sähköpostissa samaan.
Yrittäjä voi pyytää kaikkia yritystä laskuttavia tahoja lähettämään laskut (esimerkiksi puhelinlaskut, vuokrat, vakuutuslaskut ym.) suoraan sähköiseen järjestelmään. Hän hyväksyy ne sieltä suoraan maksuun. Näin nekin saadaan helposti suoraan kirjanpitoon. Sellaisten tahojen varalle, jotka eivät pysty vielä lähettämään sähköisiä laskuja, yrittäjä saa skannauspalvelun osoitteen, jonka kautta lasku siirtyy suoraan järjestelmään yrittäjän hyväksyttäväksi.
Kirjanpidon tiliöinti voidaan automatisoida kuten myös laskujen tarkastus- ja hyväksymisketju. Laskujen maksatuskin on mahdollista automatisoida. Kaikki tehdyt toimenpiteet siirtyvät sähköiseen arkistoon ja näkyvät reaaliaikaisesti yrittäjälle. Yrittäjä näkee heti mitä on menossa maksuun ja milloin. Hänen ei tarvitse kuin käydä klikkailemassa maksuun laskuja ja rahat häviävät tililtä. Hänen ei siis tarvitse mennä erikseen verkkopankkiin maksamaan niitä.
Laskutus ja laskujen vastaanotto tapahtuu siis helposti ja nopeutuu. Moni yritys laittaa laskuun nykyään laskutuslisän paperilaskun lähettämisestä. Nämäkin kulut jäävät silloin yritykseltä pois. Laskuja ei siis tarvitse tulostaa eikä postitella. Ei asiakkaalle eikä kirjanpitäjälle. Ohjelmassa ne menevät suoraan sähköiseen arkistoon, josta on helppo hakea ja ottaa yhteenvetoraportteja.
Yrittäjän ei tarvitse huolehtia tietoturvasta eikä varmuuskopioinneista. Tästä vastaa sähköisen taloushallinnon palveluntarjoaja.
Kaikki tieto siirtyy reaaliajassa niin yrityksen sisällä muille käyttäjille kuin tilitoimiston kirjanpitäjälle. Yrittäjä näkee reaaliaikaisesti ohjelmasta odotettavissa olevat tulot eli saatavat laskuista sekä kulut. Tämä taas auttaa liiketoiminnan suunnittelussa, ennustamisessa ja antaa tiedot kustannuksista. Kaikki tiedot ovat joka päivä yrittäjän käytössä.
Jos yrityksellä on työntekijöitä myös palkanlaskenta voidaan tehdä suoraan ohjelmalla sekä työaikaseuranta. Helppo laskea palkat suoraan ohjelmasta ja tehdä tarvittavat palkkailmoitukset.
Tiliotteet tulevat suoraan järjestelmään, ja se tapahtuu pankkiin tehtävällä ilmoituksella. Ei tarvitse enää niitäkään tulostella verkkopankista.
Matka- ja kululaskujen hallinnointi ja tallennus voidaan tehdä suoraan järjestelmään vaikka kännykällä. Kuitista vain kuva ja järjestelmään. Helppo kuin mikä. Kulut on helppo maksaa suoraan omalle tilille järjestelmästä.
Kaikesta voi ottaa raportteja vaikka joka päivä. Aina kun tarvitsee, ja ne ovat myös aina ajantasalla.
Siirtymisen sähköiseen taloushallintoon voi tehdä missä vaiheessa tilikautta tahansa. Se voidaan tehdä tilinpäätöshetkellä tai jonain hiljaisena kuukautena yrityksessä. Se mitä ei kannata tehdä on siirtymistä vuoden kaikkein kiiresimpänä kuukautena, koska hiukan aikaa kuitenkin kestää, että oppii käyttämään järjestelmää. Varsinainen siirtovaihe tehdään aina kuukauden vaihteessa. Aloituskuukauden alusta kaikki yrityksen myynnit ja ostot hoidetaan sähköisen järjestelmän kautta.
Käytän itse täysin sähköistä taloushallintoa ja suosittelen kyllä kaikkia yrittäjiä miettimään siihen siirtymistä. Helpottaa arkea monella tavalla. Toki ohjelmalla pystytään tekemään muutakin mitä en tässä tuonut esille kuten budjetointia, ennusteita ym yritykselle tarpeellista. Me autamme mielellämme yrittäjiä siirtymisessä.
Vesa Lundberg, toimitusjohtaja tilitoimistossa Kirjausketju Oy.
Kirjausketjussa me palvelemme yrityksiä ja yrittäjiä kaikissa taloushallinnon ja liikejuridiikan asioissa. Meiltä saa juuri ne palvelut mitä tarvitsee. Nettisivuiltamme löyty meistä lisätietoa
http://www.kirjausketju.fi/