Viran puolesta ja palkkaa vastaan – Pysyvästi arkistoidut

Arkistonhoitaminen on vakava velvollisuus, jota nuoret virkamiehet usein ymmärtämättömyydestä laiminlyövät. Olen monesti kuullut sanottavan, että arkistointi ei ole niin tarkkaa, koska jokaista paperia ei tulevaisuudessa kukaan välttämättä kaipaa. Minä sanon, että arkistointia ei tehdä tulevaisuutta vaan nykyisyyttä varten. Arkisto joko on tai ei ole. 

Istun aina kahvitauolla pienen, pyöreän pöydän ääressä neiti Kemppaisen ja vahtimestari Ratilaisen kanssa. Muut kunnan työntekijät istuvat pitkän pöydän ääressä. He juovat kahvia mukeista ja hälisevät. Osa selaa puhelinlaitteitaan. Joistakin toimiston neideistä on vaikea uskoa, että he ovat kunnalla töissä. Ihmettelen heidän esimiehiään, jotka eivät pidä huolta alaistensa sopivasta pukeutumisesta. Tai voi olla, että esimiehet istuvat tuolla samassa pöydässä mitenkään erottumatta alaisistaan. Tahdon säästää lukijaani tarkemmalta kuvailulta, mutta voin sanoa, että osa työntekijöistä näyttää siltä, kuin kuuluisi sosiaalilautakunnan arkiston alaluokkaan Bdn. 

Neiti Kemppainen kaataa meille kahvia siroihin, ruusukoristeisiin kahvikuppeihin ja pienen tilkan kermaa sekaan. Katselen ihastellen hänen tyylikästä kampaustaan ja hartioille aseteltua villatakkiaan. Vahtimestari Ratilainen kastaa pullanpalan kahviin ja onnistuu syömään sen ilman, että kahvia roiskuu hänen siniselle vahtimestarin univormulleen. Avainnippu helisee hänen vyöllään. ”Sähköiset lukot”, hän tapaa sanoa, ”vain minun kuolleen ruumiini yli”.

Palaamme töihin kahvitauon jälkeen, neiti Kemppainen ja minä arkistoa hoitamaan ja Ratilainen vahtimestarin koppiin kunnanviraston oven viereen. Kunnanviraston käytävillä on hiljaista. Muistan ajat, jolloin joka huoneesta kuului kirjoituskoneen rytmikäs naputus. Johtajilla oli sihteerit ja kunnanjohtajalla kaksi. Silloin kunnanvirastolla myös kävi paljon asiakkaita, Alakerran toimistoissa hoidettiin käytävällä jonottavien kuntalaisten asioita, ja yläkerran kokoushuoneessa kunnanjohtaja kestitsi erilaisia lähetystöjä ja seurueita. Nyt se on kunnanjohtaja, joka reissaa kokoustamassa pitkin maakuntaa.

Rapussa vastaan tulee pari toimiston rouvaa. He eivät tyypilliseen tapaansa ole näkevinäänkään meitä, tervehtimisestä puhumattakaan. Työpaikan ilmapiiri voisi olla ikävä, ellei meillä kolmella vanhimmalla työntekijällä olisi monikymmenvuotinen keskinäinen kumppanuutemme.

Arkistohuoneessa neiti Kemppainen istuu pienen työpöytänsä ääreen kirjoittamaan diaarikortteja pienellä, sirolla kirjoituskoneellaan. ”Sähkökirjoituskone”, neiti Kemppainen sanoi minulle kerran, ”vain minun kuolleen ruumiini yli.” Otan arkistotikkaat ja siirryn poistamaan vähimmäissäilytysajan ohittaneita asiakirjoja Henkilöstölautakunnan arkistosta. Kohdassa Haa-Hag säilytetään vain hakemusasiakirjat pysyvästi. Eläkepäätökset säilytetään 50 vuotta tai kunnes on kulunut 75 vuotta asianomaisen palkansaajan syntymästä. Jokaiselle paperille on vain yksi oikea paikka, ja jokaiselle paikalle kuuluu vain yksi oikea asiakirja. Arkiston ylläpitäminen vaatii kovaa manuaalista työtä. Olenkin joskus todennut: ”Sähköinen arkistointi! Vain minun kuolleen ruumiini yli!”

Katsoin kädessäni olevaa paperia uskomatta näkemääni. Paperi oli oma eläkepäätökseni. Sen mukaan olen jäänyt vanhuuseläkkeelle jo yli 40 vuotta sitten. Katsoin eläkepaperia pitelevää kättäni. Se vapisi, mutta vain järkytyksestä johtuen. Muuten se oli nuoren miehen käsi. Iho oli yhtä sileää kuin tullessani kunnalle töihin nuorena ylioppilaana. Neiti Kemppainen oli silloin jäämässä eläkkeelle, ja hän opetti minulle kaiken, mitä vastuunalaisen arkistonhoitajan tulee tietää.

Laskeuduin tikkailta ja kurkistin neiti Kemppaisen työpisteelle. Eräs nuorista toimistosihteereistä oli tullut arkistoon. Hän otti nopeasti hyllystä mapin ja kiirehti sivuilleen vilkuilematta kohti ovea. Juuri kun hän oli ohittamassa neiti Kemppaista, tämä hymyili ilkikurisesti ja pudotti pitelemänsä tilikirjan lattialle. Sihteeri päästi kauhistuneen kiljaisun, pudotti mapin käsistään lattialle ja ryntäsi ulos. Neiti Kemppainen nauroi heleästi ja nosti mapin takaisin hyllyyn. 

Kuulin käytävältä, kuinka vahtimestari Ratilainen kulkee avaimet kilisten sulkemassa ovia. Silti kuulin kunnanviraston ovien napsahtavan lukkoon, kaikki samaan aikaan kello 16.15, kuten joka päivä. Olisi aika lähteä kotiin. Yhtäkkiä en muista, koska olisin viimeksi lähtenyt töistä ja mennyt kotiin.

Neiti Kemppainen huomaa eläkepaperin kädessäni ja hymyilee minulle hellästi. ”Poikakulta,” hän sanoo, ”jotkut nyt vain arkistoidaan pysyvästi”.

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

”Viran puolesta ja palkkaa vastaan” kolumnistimme LiisaN työskentelee erään pirkanmaalaisen kunnan sivistystoimen hallinnossa. Hän tykkää sekä kokeilla että suunnitella ja heittäytyä virkamiehen arjesta kohti luovaa ja tutkivaa elämää ja arjen havainnointia.