Voiko laskutus olla helppoa ja nopeaa?

Kaupallinen yhteistyö: Zervant

Minulta kysytään usein mikä olisi helppo laskutusohjelma? Mitä kaikkea laskussa pitää olla? Kuinka usein voi laskuttaa? Milloin voi lähettää muistutuksen? Toimivalla laskutusohjelmalla laskutus muuttuu todella helpoksi ja vaivattomaksi. Siihen ei tarvitse tuhlata turhaa aikaa. Raportit ovat heti nähtävillä, ja ne saa vielä suoraan kirjanpitoon. Oletko muuten tietoinen uudesta verkkolaskutus-laista? Se tulee koskemaan lähes kaikkia yrityksiä.

Päätin tutustua Zervantin laskutusohjelmaan juuri sen takia, että osaisin oikeasti neuvoa yksinkertaisen, helpon ja kustannustehokkaan laskutusohjelman yrittäjille. Puhun laskutuksen merkityksestä yrittäjyyskoulutuksissa. Monelle laskutus on vähän ”pakkopullaa” eikä ihan niitä kaikkein innostavimpia töitä. Yrittäjä siirtää hyvin helposti laskutuksen tekemistä, ja antaa asiakkailleen sitä kautta turhankin pitkän maksuajan.

Innostuin itse tuosta laskutusohjelmasta kun se näytti niin yksinkertaiselta käyttää. Lisäksi siellä voi tehdä laskut vaikka ilmaiseksi. Katsoin myös mitä kaikkia palveluita sieltä löytyy. No sieltähän löytyy vaikka mitä yrittäjän avuksi, joiden avulla voi helpottaa ja nopeuttaa työtään. Yrittäjällä kun riittää tekemistä, niin aina parempi jos voi maksimaalisesti hyödyntää järjestelmää avukseen.

Laskutuksen ei pitäisi olla vaikeaa, hidasta eikä työlästä

Sen ei tulisi viedä yrittäjän aikaa kohtuuttomasti. Erittäin moni yritys ei ole prosessoinut laskutustaan. Laskut kulkevat jälkijunassa, ja sitten ihmetellään kun tuli kassavaje. Kassavaje saapuu väkisin, jos raha ei liiku. Saattaa olla, että yritys laskuttaa kerran kuussa tai silloin kun on aikaa siihen tai muistaa. Jotkut pitkät projektit saatetaan laskuttaa vasta parinkin kuukauden työnteon jälkeen. Tällä konstilla saadaan nopeasti vaikeuksia, koska rahavirta ei ole säännöllistä yrityksen tilille.

Lähdin kokeilemaan laskutusohjelmaa, koska siellä luvattiin että voin minuutissa tehdä laskun. Lisäksi huomasin että ohjelma toimii myös mobiilina. Mikä voi olla enää helpompaa kuin laittaa laskut puhelimesta, ja tehdä vaikka mökin terassilla auringossa. Minä tykkään erityisesti siitä, että sähköiset järjestelmät nopeuttavat ja tekevät työstä helppoa ja vaivatonta.

Olipa helppoa ja minulle minuutti riitti

Rekisteröidyin ilmaiseksi sisälle järjestelmään. Laitoin yritykseni tiedot laskupohjaan. Sen jälkeen laitoin laskutettavan yrityksen tiedot. Kun nämä perustiedot oli laitettu nappasin kellon käyntiin, ja katsoin kauanko minulla kestää tehdä lasku. No ei kestänyt kuin sen minuutin tehdä yksi lasku. Oli kyllä todella nopeaa ja helppoa. Tässä kohtaa lähetin laskun suoraan sähköpostilla vastaanottajalle.

Nyt tuon asiakkaan tiedot oli säilössä järjestelmässä, ja voisin lähettää helposti uuden laskun samalle asiakkaalle. Huomasin että ohjelmallahan voi tehdä monta muutakin asiaa. Sieltä saa myös tehtyä suoraan tarjouksen asiakkaalle. Tarjouksen voi sitten muuttaa myöhemmin laskuksi.

Helposti saatavat myyntiraportit ovat jokaiselle yrittäjälle tärkeä työväline talouden hallintaan

Kassavirran seuranta on todella tärkeää. Pitää tietää paljonko rahaa on tulossa, menossa ja tarvitaanko lisää myyntiä sekä kuinka paljon. Kassavirran hallinnointi on yrityksen talouden perusta, joka auttaa suunnittelemaan niin yritystoiminnan peruskulujen hoitamista kuin investointien tekemistä. Myyntiraportit olivat hyvin selkeitä, joista voi seurata tilannetta. Raporteissa on myös mahdollista seurata myyntiä asiakkaittain, tuotteittain/palveluittain. Tämä on hyvä, jos haluaa seurata eri tuotteiden tai palveluiden menekkiä. Varsinkin jos yrityksellä on laaja tarjooma tuotteita, olisi todella tärkeä seurata menekkiä mikä myy ja mikä ei. Koristeina ei tuotteita hyllyissä kannata pitää, jos ne eivät myy, täytyy tehdä ratkaisuja tuotevalikoiman suhteen.

Opettele pitämään tuntiraporttia joka työstä

Löysin järjestelmästä myös tuntikirjaukseen hyödynnettävän työvälineen. Loistavaa, koska tämä on myös erittäin hyödyllistä. Asiakastöistä kannattaa aina pitää tuntilistaa ja seurata työhön käytettyä aikaa. Asiakaskohtaisen tuntilistan pitäminen työlle helpottaa myös todella suuresti laskutusta. Ei tarvitse laskea ja keräillä tunteja, jolloin helposti osa unohtuu laskuttamatta. Se on myös läpinäkyvä työväline asiakkaalle silloin, jos joudutaan todentamaan tehdyt työtunnit.
Tuntikirjauksesta on helppo siirtää tunnit suoraan laskuun. Näin myös kaikki tunnit tulee laskutettua. Tuntikirjaus opettaa tekemään oikeanlaisia tarjouksia. Saattaa käydä niinkin, että huomaa tuntikirjauksen kautta tekevänsä enemmän tunteja kuin tarjouksessa oli laskettu. Seuranta auttaa hahmottamaan tehtyä työmäärää, jolloin oppii laskemaan myös tarjouksia huomattavasti paremmin.

Kuinka usein pitäisi laskuttaa?

Joka viikko tai heti kun työ on tehty tai tavarat myyty. Tällä varmistetaan riittävä kassavirta yrityksen tilille. Laskutusohjelmalla teet laskutuksesta yksinkertaisempaa ja laskut eivät jää jälkijunaan. Laskutuksen voi tehdä verkkolaskuna, mobiililla ja juuri silloin kun itse haluaa.

Toimitko sinä asiakkaan rahoittajana tai pankkina?

Maksumuistutukset on muistettava laittaa, jos asiakas ei maksa. Tämä on myös monella yrittäjällä haasteena. Odotetaan ja toivotaan, että asiakas maksaa, vaikka lasku olisi jo kuukauden tai kaksi myöhässä. Pahimmillaan se on jo monta kuukautta myöhässä ja asiakas miettii, että ei tuo uskalla mitään periä. Sinun ei kuulu olla asiakkaan pankki ja rahoittaa hänen toimintaansa. Maksumuistutus kannattaa lähettää nopeasti, jotta voit yleensä periä saatavia. Maksumuistutuksesta löydät täältä neuvot.

Mitä uusi verkkolaskutuslaki tarkoittaa sinulle?

Oletko tietoinen uudesta verkkolaskutuslaista? Se astuu 1.4.2020 voimaan. Se tarkoittaa että jokaisen yrityksen on pystyttävä lähettämään verkkolaskuja, jos vastaanottaja vaatii. No tämähän ei onnistu ilman verkkolaskutuspalvelua. Laki ei koske yksityishenkilöitä, eikä yrityksiä joilla on alle 10 000 euron vuosittainen liikevaihto.

Mitä verkkolaskutus tarkoittaa?

Verkkolaskutus on sähköisen laskutuksen muoto, jossa lasku siirtyy digitaalisesti lähettäjältä vastaanottajalle. Laskua ei tarvitse manuaalisesti ladata, tulostaa tai skannata. Lisäksi verkkolaskun voi maksaa ilman, että asiakkaan tarvitsee syöttää maksutietoja uudelleen omaan järjestelmäänsä. Erittäin helppo ja toimiva yrityksen laskutuksessa. Voit vastaanottaa ja lähettää laskuja suoraan verkkolaskuina, tämä näkyy myös kirjanpidon kuluissa. Yleensä vähentää kuluja, koska kirjaaminen nopeutuu. Täältä löydät hyvän videon ja ohjeita verkkolaskutuksesta.

Kaikki pysyy arkistossa

Yrittäjän on lain mukaan säilytettävä kirjanpitoon liittyvä aineisto kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Tämä koskeen niin verkkolaskuja, pdf-laskuja (sähköpostilla toimitettuja) tai paperilaskuja. Sähköisessä muodossa oleva tosite riittää, mikä mahdollistaa paperittoman kirjanpidon ja arkistoinnin. Laskutusohjelmasta saat suoraan raportit kirjanpitäjälle.

Laskun sisältö! Mitä siinä pitää olla?

Laskun sisällöstä löysin myös vinkin, jonka haluan jakaa. Tiedot siitä mitä laskussa pitää olla. Löydät täältä tarkistuslistan laskussa oltavasta sisällöstä.

Yksi tärkeimmistä asioista yrittäjällä on toimivat ja työtä helpottavat työvälineet. Ei kannata tuhrata aikaa manuaalisesti tekemällä, jos järjestelmä nopeuttaa tekemistä murto-osaan siitä ajasta joka manuaalisen tuhertamisen kanssa menee. Yrittäjän ajan pitää mennä suurimmalta osalta siihen mistä tulee rahaa. Tutustu ihmeessä tähän ohjelmaan, jos kaipaat helpotusta työhösi.

Tee työsi viisaammin, ja käytä aikasi oleellisiin asioihin!